Bilindiği üzere hukuki güven ilkesi vatandaşların hukuki güvenlik ortamı içinde yaşadığı yönetim biçimlerini ifade etmektedir. Bireyler hakkındaki hukuki sonuç doğurucu işlemlerin ilgilisine bildiriminin gerekliliği hukuk devleti ilkesinin de açık bir zorunluluğudur. Bu anlamda Anayasa’nın (AY) 40. maddesinde “Devlet, işlemlerinde, ilgili kişilerin hangi kanun yolları ve mercilere başvuracağını ve sürelerini belirtmek zorundadır” ilkesine yer verilmiştir. Devletin belirtilen anayasal yükümlülüğünü yerine getirmesinin yegane aracı ise tebligattır.
Tebliği gereken belgelerin, kurulu sistem ile kişilerin elektronik adreslerine tebliğ edilmesine e-tebligat denilmektedir. Elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şekline Kayıtlı Elektronik Posta denilmektedir. E-tebligatın yapılması kişilerin KEP adresleri aracılığıyla sağlanmaktadır. Son yıllarda özellikle vergi alanında tebliğler e-tebligat yoluyla yapılmakta olup altyapısal gelişmeleri takiben artık birçok kurum tarafından tebligatın elektronik yolla yapılmasına karar verilmiş ve e-tebligat zorunluluğu getirilmiştir.
E-Tebligat Zorunluluğu Tüm Ticaret Şirketlerini Kapsamakta mıdır?
Yapılan kanun değişikliği ile 01.01.2019 tarihinden itibaren kanuna göre kurulan bütün tüzel kişilere yapılacak tebliğler elektronik ortamda yapılacaktır. Söz konusu değişiklik uygulamadaki birçok problemi ortadan kaldırmakla birlikte bazı soru işaretlerini de beraberinde getirmiştir.
E-Tebligat Fiziki Tebligatla Aynı Sonuçları mı Doğurmaktadır?
KEP adresi kullanmak suretiyle yapılan e-tebliğ fiziki ortamda yapılan tebligat ile aynı sonucu doğurmaktadır. Ayrıca ispat gücü bakımından da Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik uyarınca, KEP sistemi üzerinden sunulan hizmetlere ilişkin olarak oluşturulan kayıtlar ile KEP delilleri senet hükmünde olup aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılmaktadırlar.
Hukuki işlemlere karşı yapılacak kanuni başvurular mutlaka sürelidir bu anlamda tebligat nezdinde farklı fonksiyonları barındırmaktadır. Tebligatın, teslim, bilgilendirme ve belgelendirme fonksiyonları bulunmaktadır.1 Fiziki tebligat ise üç fonksiyona ilişkin olarak da sorunlar barındırmaktadır.
Bu anlamda tebligat muhatabına ulaşamamakta veya yakınına ulaşılmakta bu durum da hukuki işlemden muhatabın kendisinin habersiz kalmasına sebep olmaktadır. Ulaşılamaması halinde ise düzenlenen kapıya asma, tebliği mahalle muhtarına yapma gibi alternatif çözümlerin tebligatın fonksiyonlarını yerine getirip getirmediği tartışma konusudur. Özellikle Merkezi Nüfus idaresi Sistemi (MERNİS) ve Adres Kayıt Sistemi (AKS) projeleri hayata geçirilmeden önce Adalet Sistemimizde davaların taraflarına ulaşmak konusunda ciddi problemler yaşandığı acı bir gerçekliktir. Basit bir etiketin yapıştırılması bilgilendirme fonksiyonunun yerine getirilmesi bakımından ne kadar güvencelidir? Kısacası, tüm bu olasılıklarda bireyin hakkında yapılan hukuki işlemden bilgisinin olmaması riski doğabilecek, dolayısıyla hukuki güvenlik ilkesinin ihlal edildiği durumların ortaya çıkması kaçınılmaz olabilecektir.
Belirtilen yönleriyle fiziki tebligat sisteminde yaşanan güçlükler ve bu sistemin doğurduğu güvencesizlikler göz önüne alındığında bu sistem yerine KEP ve e-tebligatın tercih edilmesi gereği bir zorunluluk olarak ortaya çıkmaktadır.
E-Tebligat Sistemi Nasıl İşlemektedir?
E-tebligat yönteminde tebligatın yapılmasında rol alan iki ara kurum bulunmaktadır. Bunlardan ilki Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü olup ikincisi ise kanunda belirtilen şartlara göre kurulan hizmet sağlayıcılarıdır. Tebligatı yapan merciden yapılan e-tebligatlar PTT Genel Müdürlüğü tarafından zaman damgasıyla ilişkilendirerek muhatabın elektronik tebligat adresine; muhatap diğer bir hizmet sağlayıcıdan elektronik tebligat adresi almış ise, bu hizmet sağlayıcının sunucusuna iletir. Kendisine elektronik tebligat mesajı ulaşan diğer hizmet sağlayıcıları da bu mesajı zaman damgasıyla ilişkilendirerek muhatabın elektronik tebligat adresine iletir. Elektronik yolla tebligat, muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır.
KEP hesabının, hesap sahibi tarafından kendi nam ve hesabına kullanılması esastır. Hesap sahibinin tüzel kişi olduğu durumlarda; KEP hesabı, bu Yönetmelik hükümlerinde belirtilen şekilde yetki verilmiş olan işlem yetkilisi tarafından hesap sahibinin nam ve hesabına kullanılabilir.
Altyapısal olarak tebligatı çıkaran merciin merkezî yapıda bir bilişim sistemine sahip olması gerekmektedir. Elektronik tebligat gönderme işlemi tebligatı çıkaran merciin sistemi ile İdarenin sistemi arasında yapılacak entegrasyonla sağlanacaktır.
KEP Adresi Nasıl Alınabilir?
Muhatapların bu kapsamda elektronik tebligata elverişli kayıtlı elektronik posta adresi edinmeleri gerekmektedir. Güvenli elektronik imza vasıtasıyla elektronik tebligat adresi almak için hizmet sağlayıcılara başvuru yapılacaktır. Muhatap kişilerin hizmet sunucular ile sözleşme veya taahhütname imzalamaları gerekmektedir. Başvuru için evraklar gerçek ve tüzel kişiler bakımından farklılık göstermektedir. Tüzel kişiler hesabın kullanılması için işlem yetkilisi belirlemelidir. Hesap sahibi olan tüzel kişi istediği zaman işlem yetkilisini değiştirebilmektedir.
Hizmet sunucuları gerekli kontrollerden geçen KEP hesabı başvurusunu kabul eder ve KEP hesabını oluşturur. Oluşturulan KEP hesabına ilişkin bilgiler başvuru sahibine güvenli bir şekilde teslim edilir. Muhataptan güvenli elektronik imza ile onay alındıktan sonra ilgili KEP hesabı kullanıma açılır. Gerçek kişinin, KEP hesabını sadece ileti almak amacıyla kullanacağını belirtmesi hâlinde KEP hesabı açılışı için gerekli olan onay güvenli elektronik imzalı veya ıslak imzalı olarak alınabilir.
Elektronik tebligat adresleri ve bu adreslere ilişkin değişiklikler, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası veya MERSİS numarasıyla eşleştirilmiş şekilde hizmet sağlayıcılar arasında gerçekleştirilecek entegrasyon kapsamında, tebligat çıkarmaya yetkili mercilerin ve tüm hizmet sağlayıcıların erişimine açık bir şekilde elektronik tebligat hizmeti alanlar listesinde tutulurlar.
E-Tebligat ve KEP Hesabı Veri Güvenliği
İdare ve diğer hizmet sağlayıcılar, elektronik tebligat hizmetini yürütmek için kendilerine bildirilen verileri, elektronik tebligat hizmeti haricinde herhangi bir maksatla kullanamayacak ve üçüncü kişilerle paylaşamayacaktır. İdare ve diğer hizmet sağlayıcılar, bu verilerin güvenli bir şekilde saklanmasından münhasıran sorumlu olup, mevzuat gereğince saklanmasına ihtiyaç kalmayan verileri imha etmek zorundadırlar.
İdare ve diğer hizmet sağlayıcılar, elektronik tebligat mesajını, tebligatı çıkaran merci tarafından iletilmesi tarihinden bir gün sonra başlamak üzere iki ay süresince erişime hazır tutmalıdır. Muhatap ile hizmet sağlayıcı arasında aksine bir sözleşme yok ise bu sürenin sonunda elektronik tebligata konu içerik silinir.
Veri güvenliğinin yanında hizmet sağlayıcıların KEP hesabı güvenliği kapsamında da özel birtakım yükümlülükleri bulunmaktadır:
- Hizmet sağlayıcılar ile elektronik tebligat hizmeti sağlama sözleşmesinin yapılması, verilerin üçüncü kişilere nakline muhatabın rıza göstermesi şartına bağlanamamaktadır. Ayrıca elektronik ortamda tebliğ edilen evrakın aslı veya içeriğinin üçüncü kişilere verilmesi konusunda anlaşma yapılması yasaklanmıştır.
- Hizmet sağlayıcılar, muhatabın adresine elektronik tebligatın iletilip iletilmediğine ve gecikme oluşmuşsa bu gecikmeye ilişkin kayıtlar da dahil tüm süreçlerin olay kayıtlarını tutmakla zorunlu olup, bu bilgileri İdarenin sistemi vasıtasıyla tebligatı çıkaran mercie derhal bildirmek zorundadırlar.
- Olay kayıtları günde en az bir defa olmak üzere zaman damgası eklenerek güvenli elektronik imzayla imzalanmalı ve erişilebilir şekilde arşivlerde otuz yıl süreyle saklanmalıdır.
- Hizmet sağlayıcılar, talep halinde elektronik tebligata ilişkin delil kayıtlarını yetkili mercilere elektronik ortamda sunmakla ve bu amaçla oluşturacağı sistemi hazır tutmakla yükümlüdür.
- Hizmet sağlayıcılar elektronik tebligatın sadece bu tebliği almaya yetkili olan kişiye ulaştırılmasını garanti etmelidirler. Bu anlamda tebliği almaya yetkili kişinin, kimlik doğrulaması hizmet sağlayıcı tarafından yapılmak zorundadır.
Kanun tarafından e-tebligata ilişkin sistemin doğru işletilmesi ve veri güvenliğinin sağlanması adına Bilgi ve İletişim Kurumu tarafından denetim yapılması öngörülmüş olup sistem hizmeti sağlanması için belirli suçlardan hüküm giyilmemesi ön şartı getirilmiştir. Ayrıca kanuna aykırı fiillere ilişkin birtakım cezai yaptırımlar bulunmaktadır.
Diğer yandan muhatap elektronik tebligat hesabına, güvenli elektronik imzasını kullanarak veya hizmet sağlayıcı tarafından verilen parola ve şifre ile birlikte telefonuna kısa mesajla gelen tek kullanımlık şifre vasıtasıyla erişebilmektedir.
KEP Hesabı Değiştirilmesi ve Kapatılması
Elektronik tebligat yapılması zorunlu olan muhataplar, hizmet sağlayıcılarını değiştirebilirler, ancak elektronik tebligat hizmetinin kullanıma kapatılması için başvuruda bulunamazlar.
SONUÇ
Bireylerin kendilerini ilgilendiren hukuki işlemlerden zamanında ve doğru bilgilendirilmelerinin sağlanarak hak aramaya elverişli hukuki iklimin yaratılması, işlemlerin süratle ve en az giderle sonuçlandırılması hukuk güvenliği ilkesinin olmazsa olmaz unsurlarındandır. Tebligatın, teslim, bilgilendirme ve belgelendirme fonksiyonlarnın yerine getirilmesi bu ilkenin bir yansıması olacaktır. Bu anlamda e-tebligat zorunluluğunun entegre edilmesi ve bu kapsamda veri güvenliğinin sağlanması ile bireylerin güven içerisinde yaşamaları temin edilebilecektir.
Kaynakça:
1: Muşul, Timuçin: Tebligat Hukuku, Genişletilmiş ve Gözden Geçirilmiş 5. Baskı, Adalet Yayınevi Ankara 2013, s. 41.
Sanal Hukuk Platformunun kurucuları arasında yer alan Musab; Platformun Genel Yayın Editörü konumundadır.
İletişim: musab.gunes@sanalhukuk.net
